Виртуальный подход — реальный результат

Электронный документооборот сегодня — уже не новинка, а неотъемлемая часть ведения бизнеса. В век информационных технологий архивы бумажных документов уступают свое место цифровым хранилищам. В Европе документооборот коммерческих структур и госучреждений давно переведен в виртуальное пространство. Теперь эта инновационная технология получает все большее распространение в нашей стране. Какие преимущества электронного документооборота привлекают российских бизнесменов?

Уже более двух лет в России законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронную форму. Теперь в электронном виде можно оформлять практически все отчетные документы. Уже появились отдельные площадки для онлайн-коммуникаций бизнеса с налоговыми органами и другими госструктурами. Но есть и комплексные системы, позволяющие предприятиям обмениваться документами со всеми сразу – вплоть до своих контрагентов, которым можно выставить счет в электронном виде. Одним из первых такую инновационную технологию предложил российским компаниям Сбербанк. Сервис называется e-invoicing, и с его помощью можно забыть о тратах на принтер, бумагу и курьеров.

Эта услуга дает клиентам возможность обмениваться между собой юридически значимыми первичными документами, необходимыми для взаимодействия с контрагентами (счета, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.), передавать необходимые сведениясамому банку, а также направлять отчетность в государственные органы в электронном виде. И все это без отправки бумажных носителей и с сохранением юридической значимости.

Универсальная система

Достоинств у электронного документооборота много, в числе самых важных можно назвать высокую скорость получения документации и уменьшение затрат на хранение и доставку документов. Также предпринимателей, которые уже используют e-invoicing, привлекает уменьшение количестваошибок и трудоемкости в процессе их исправления за счет сокращения ручного труда и интеграции с бухгалтерскими программами (1С, Парус и т.д.). Что немаловажно, документы, хранящиеся в системе невозможно утратить, при этом сохраняется их полная конфиденциальность.

В виртуальном пространстве для руководителей предприятий и главных бухгалтеров предоставлен весь спектр услуг по электронной подписи, от классического варианта электронного ключа (токена-«флешки») до современной «облачной» версии подписи.

Подключиться к такому каналу связи очень просто. Необходимо только обратиться в офис Сбербанка, а все дальнейшие действия помогут выполнить квалифицированные менеджеры, которые проконсультируют клиента по любым вопросам работы в системе. Кстати тем, кто уже является пользователям системы дистанционного обслуживания Сбербанк Бизнес Онлайн, активировать e-invoicing еще легче – достаточно лишь заполнить заявление на получение сертификата электронной цифровой подписи.

Прощай, бумага

Сервис e-invoicing предоставляется Сбербанком по двум разным тарифам. Первый, «Основной», бесплатен – в случае если клиент обменивается документами только с банкоми его дочерними структурами. За дополнительную плату – 295 рублей в месяц, можно получить доступ к дополнительным опциям и перевести в электронный вид взаимодействие со своими контрагентами и контролирующими органами.Цена весьма символическая в сравнении с издержками на бумажные носители, канцелярию и курьерские службы. Ведь стоимость процессинга одного бумажного документа, при учете всех прямых и косвенных затрат, составляет 30-120 рублей.

Есть и другие важные причины для использования услуги e-invoicing: оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства и соответствие документооборота существующим правилам. В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью.

Именно поэтому в сегодняшних условиях, когда компании нацелены на максимальное сокращение издержек и эффективность, электронный документооборот – необходимый инструмент для повышения продуктивности вашего бизнеса.